DYREKTOR OLSZTYŃSKIEGO CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH OGŁASZA OTWARTY NABÓR NA WOLNE STANOWISKO KIEROWNICZE: KIEROWNIK DZIAŁU ORGANIZACYJNEGO

I. Liczba lub wymiar etatu:
1 etat

II. Przewidywana data rozpoczęcia zatrudnienia:
Styczeń 2026 r.

III. Podstawowe obowiązki:
• Prowadzenie i koordynowanie wszystkich spraw organizacyjnych Centrum, w tym zapewnianie sprawnego funkcjonowania procesów wewnętrznych, organizowanie pracy administracyjnej jednostki, nadzorowanie obiegu informacji i dokumentów oraz wdrażanie rozwiązań usprawniających działalność organizacyjną.
• Prowadzenie i aktualizacja rejestru Zarządzeń Dyrektora Centrum, z zapewnieniem ich kompletności, prawidłowości formalnej i zgodności z obowiązującymi regulacjami, a także monitorowanie realizacji wydanych aktów wewnętrznych.
• Prowadzenie dokumentacji prawnej związanej z wynajmowanymi nieruchomościami oraz administrowanie pomieszczeniami wynajmowanymi, w tym obsługa umów, bieżąca kontrola warunków korzystania z powierzchni biurowych oraz współpraca z kontrahentami i służbami technicznymi w zakresie zapewnienia ich prawidłowego funkcjonowania.
• Organizowanie i nadzorowanie procesów kancelaryjnych w Centrum, w szczególności obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów, prawidłowego funkcjonowania składnicy akt oraz procedur archiwizacji dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi.
• Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sekretariatu Centrum, w tym zapewnienie właściwej obsługi korespondencji, terminowości przekazywania dokumentów i sprawnej komunikacji wewnętrznej.
• Planowanie i organizowanie procesu zaopatrzenia w materiały biurowe i wyposażenie, monitorowanie ich zakupu, dystrybucji i zużycia, a także wdrażanie rozwiązań sprzyjających racjonalnemu gospodarowaniu zasobami.
• Sprawowanie kontroli formalnej i merytorycznej dokumentów księgowych dotyczących dostaw i usług, w zakresie ich zgodności z zawartymi umowami i obowiązującymi procedurami, a także współpraca z innymi działami przy wyjaśnianiu rozbieżności lub nieprawidłowości.
• Opracowywanie preliminarza wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz przygotowywanie projektów zmian w regulaminie ZFŚS, w tym współpraca z organizacjami związkowymi, analiza potrzeb pracowników oraz koordynowanie obsługi świadczeń socjalnych.
• Zapewnienie właściwego obiegu dokumentów kierowanych do radcy prawnego, w tym przygotowywanie materiałów do opiniowania, dbanie o ich kompletność i terminowość oraz monitorowanie procesu uzyskiwania opinii prawnych.
• Organizowanie obsługi spraw dotyczących skarg, wniosków, petycji, interpelacji radnych oraz wniosków o dostęp do informacji publicznej, w oparciu o materiały przygotowane przez działy merytoryczne, prowadzenie rejestrów i monitorowanie terminowości udzielanych odpowiedzi.
• Przygotowywanie i przekazywanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, a także nadzorowanie obowiązku zamieszczania ogłoszeń o realizacji umów w Biuletynie Zamówień Publicznych.
• Zapewnienie prawidłowej archiwizacji dokumentów Centrum, w tym tworzenie i doskonalenie procedur oraz monitorowanie zgodności działań z obowiązującymi przepisami archiwalnymi.
• Kierowanie pracą Działu, opracowanie i aktualizacja map ryzyka oraz procedur zarządzania ryzykiem.
• Koordynowanie zadań związanych z kontrolą zarządczą, obejmujących koordynację procesu samooceny, monitorowanie ryzyk oraz przygotowywanie sprawozdań i rekomendacji dotyczących doskonalenia systemu kontroli wewnętrznej Centrum.
• Koordynowanie i monitorowanie zadań związanych z prowadzeniem biuletynu informacji publicznej Centrum, strony internetowej i mediów społecznościowych.
• Koordynowanie i monitorowanie realizacji zadań w obszarze ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji, bezpieczeństwa i higieny pracy, PFRON, oraz systemu zgłaszania naruszeń, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia zgodności działań z obowiązującymi przepisami prawa, standardami kontroli wewnętrznej i zasadami etyki.
• Inicjowanie i wdrażanie działań usprawniających funkcjonowanie Działu Organizacyjnego, w tym identyfikowanie obszarów wymagających poprawy, przygotowywanie rekomendacji zmian i monitorowanie efektów ich wdrożenia.

IV. Wymagania niezbędne:
1) obywatelstwo polskie;
2) wykształcenie wyższe;
3) co najmniej dziesięcioletni staż pracy w administracji publicznej, w tym co najmniej pięcioletni staż na stanowisku kierowniczym;
4) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
5) brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
6) nieposzlakowana opinia;
7) stan zdrowia umożliwiający pracę na stanowisku kierowniczym;
8) znajomość przepisów z zakresu: ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o pracownikach samorządowych, KPA, ustawy o finansach publicznych, prawa zamówień publicznych, ochrony danych osobowych i dostępu do informacji publicznej, instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów, prawa pracy i BHP.

V. Wymagania dodatkowe:
1) umiejętność organizowania i koordynowania pracy;
2) zdolności analityczne i samodzielność w podejmowaniu decyzji;
3) wysokie kompetencje interpersonalne i komunikacyjne;
4) odporność na stres i umiejętność pracy w warunkach presji czasu;
5) dobra znajomość obsługi systemów teleinformatycznych stosowanych w administracji.

VI. Wymagane dokumenty:
1) list motywacyjny,
2) CV z podaniem danych kontaktowych,
3) kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
4) kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie (dyplom, świadectwo, zaświadczenie lub inny dokument stwierdzający ukończenie szkoły, zaświadczenia o odbytych kursach, szkoleniach),
5) kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (świadectwa pracy, zaświadczenia),
6) oświadczenie o zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych,
7) oświadczenie o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
8) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie na potrzeby postępowania rekrutacyjnego danych osobowych,
9) inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach.
10) oświadczenie o zapoznaniu się z Klauzulą informacyjną dla kandydatów biorących udział w naborze na wolne stanowisko w Olsztyńskim Centrum Usług Wspólnych.

VII. Informacja o warunkach pracy:
1) praca przy stanowisku komputerowym,
2) praca wymagająca częstych kontaktów bezpośrednich i telefonicznych,
3) usytuowanie stanowiska pracy: budynek wielokondygnacyjny, wyposażony w windę.

VIII. Składanie ofert:
Oferty należy składać w terminie do dnia 13 października 2025 r. do godz. 9:00 osobiście w siedzibie Urzędu Miasta Olsztyna, Plac Jana Pawła II 1, pokój 116, lub pocztą na adres: Urząd Miasta Olsztyna, Plac Jana Pawła II 1, 10-101 Olsztyn, w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „OCUW – nabór na wolne stanowisko kierownicze – Kierownik Działu Organizacyjnego”.

Uwaga:
1. Oferty niekompletne lub złożone po upływie wyżej wskazanego terminu nie będą rozpatrywane.
2. W terminie 3 miesięcy po ogłoszeniu wyniku naboru należy odebrać złożone dokumenty. Po upływie tego terminu dokumenty, które nie będą odebrane, zostaną zniszczone komisyjnie.

IX. Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Olsztyńskim Centrum Usług Wspólnych w Olsztynie nie przekroczył 6%.

DYREKTOR
Olsztyńskiego Centrum Usług Wspólnych

Aneta Terlikowska-Kuchta

• kwestionariusz osobowy (Pokaż szczegóły)
  
  Rozmiar: 16 KB
  Typ: DOCX
  Osoba, która udostępniła: Aneta Terlikowska-Kuchta
  Data udostępnienia: 01.10.2025 11:41:33
  Data ostatniej zmiany: 01.10.2025 11:41:33
• Klauzula-Rodo (Pokaż szczegóły)
  
  Rozmiar: 18 KB
  Typ: DOCX
  Osoba, która udostępniła: Aneta Terlikowska-Kuchta
  Data udostępnienia: 01.10.2025 11:41:38
  Data ostatniej zmiany: 01.10.2025 11:41:38